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Organigrama y Estructura Orgánica

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Departamento de Administración y Finanzas

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Unidad u órgano interno Principales funciones Jefatura / Encargado Nombre

DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

Al Departamento de Administración y Finanzas le corresponde la gestión y administración de los recursos financieros y materiales de la institución, para lo cual diseña y ejecuta en forma continua los procesos administrativos que permitan mantener la operatividad y el funcionamiento óptimo de la Superintendencia; mediante la gestión y administración de los recursos financieros del servicio, la gestión de compras con estándares de calidad, oportunidad y precios convenientes; la gestión y monitoreo de los contratos; la gestión de mantención de la infraestructura y logística de los servicios generales y gestión del soporte administrativo para la correcta operación institucional".
El Departamento de Administración Finanzas se organiza internamente a través de 5 Subdepartamento y 2 Unidades:

Jefatura ADP

Rodrigo Sierra Contreras

1. Subdepartamento de Finanzas y Contabilidad

Le corresponde:

  • Elaborar el proyecto de presupuesto, controlar su ejecución y llevar la contabilidad de la Superintendencia de Salud.
  • Elaborar los informes y reportes financieros, tanto internos como externos.
  • Ejecutar instrucciones y normas sobre el manejo, ejecución y control del presupuesto de la institución, impartidas por la Dirección de Presupuestos y la Contraloría General de la República.
  • Proponer, diseñar y establecer procesos y procedimientos sobre el manejo, ejecución y control del presupuesto de la Superintendencia de Salud.
  • Ejecutar el Pago a proveedores de acuerdo a normativa vigente.
  • Realizar análisis de las cuentas, conciliaciones bancarias, balances e informes necesarios para dar cuenta de las finanzas y situación contable de la Superintendencia de Salud.
  • Rendir cuentas presupuestarias y extrapresupuestarias.
  • Administración y control de los contratos de dependencias institucionales.
  • Gestión de documentos de garantía, consistente en la recepción, registro y custodia de los documentos exigidos por la Superintendencia de Salud a los oferentes y contratados.
  • Realizar una adecuada administración de la bodega.
  • Asesorar y realizar las demás funciones o labores que la jefatura del Departamento de Administración y Finanzas le encomiende, en el ámbito de su competencia.
Jefatura Fee Palacios Villegas
2. Subdepartamento de Gestión y Desarrollo de Personas

Le corresponde:

Diseñar y aplicar una estrategia eficaz y eficiente de gestión de Recursos Humanos, destinada a promover un óptimo clima laboral y un adecuado desarrollo de los diferentes procesos que dicen relación con las personas que se desempeñan en la Superintendencia.

Este Subdepartamento se organizará en las siguientes Unidades:

a. Unidad de Gestión de Personas y Remuneraciones, le corresponde:
  • Supervisar la correcta y oportuna elaboración y entrega de actos administrativos del Ciclo de Vida del Personas, y de otros documentos de contratación y movimiento de personal de la institución, así como aquellos que reconocen derechos y otorgan beneficios.
  • Elaborar los actos administrativos correspondientes a las materias de personal, en conformidad a la normativa vigente.
  • Asegurar el correcto registro y entrega de los actos administrativos que dependan de la unidad, solicitadas por usuarios/as o por otras instancias, ya sea interna y externa.
  • Control y registro de la jornada laboral, pago y compensación de horas extraordinarias.
  • Orientar, informar y retroalimentar continuamente a la Jefatura del Subdepartamento, funcionarios y funcionarias sobre materias legales, técnicas y administrativas del área de Recursos Humanos.
  • Elaborar información de dotación.
  • Asegurar el correcto registro y mantención de base de datos del personal de la Institución, así como la sistematización de la información en los sistemas de gestión de Recursos Humanos.
  • Mantención y procesamiento de información que permita elaborar informes respecto a información de materias de personal, de acuerdo a requerimiento externos.
  • Validación permanente de cálculos del proceso de remuneraciones arrojados por el Sistema, asegurando que estos sean correctos y que se encuentren ajustados a la normativa vigente.
  • Validación periódica de trazabilidad del proceso de remuneraciones en el sistema de personal y remuneraciones, de manera de detectar las incidencias que podrían incidir en los cálculos de pagos y su respectiva contabilización.
  • Atender a los funcionarios y funcionarias que requieren información, certificados y asesoría.
  • Administrar el beneficio de Jardín Infantil y el derecho de Sala Cuna para los funcionarios y funcionarias.
  • Gestionar la tramitación de beneficios que otorgan las Cajas de Compensación de Asignación Familiar a todos los funcionarios y funcionarias.
  • Orientar y acompañar a los funcionarios y funcionarias en caso de Accidentes del Trabajo, Accidentes del Trayecto y Enfermedad Profesional.
  • Registro y resguardo de Sumarios Administrativos.
  • Las demás funciones que le encomiende su jefatura.
b. Unidad de Desarrollo Organizacional y Calidad de Vida, le corresponde:
  • Proponer y gestionar la creación y actualización de los Perfiles de Cargo.
  • Gestionar la implementación de procesos de Reclutamiento y Selección, además de los concursos de ingreso a la Planta.
  • Asegurar el correcto registro y mantención de información que pudiera ser requerida por el Servicio Civil para los informes de gestión que determinado organismo requiera.
  • Gestionar proceso de inducción e ingreso de personas.
  • Promover la Inclusión e Igualdad de Género en la Institución.
  • Establecer orientaciones para la efectiva implementación de la Capacitación a nivel nacional.
  • Realizar mediciones de Clima Organizacional e implementar medidas que promuevan los ambientes laborales saludables.
  • Promover el correcto funcionamiento del Comité Bipartito de Capacitación y el Comité Paritario de Higiene y Seguridad, según corresponda.
  • Velar por el cumplimiento en materias de Higiene, Seguridad y Mejoramiento de los Ambientes del Trabajo.
  • Gestionar el proceso anual de Evaluación del Desempeño, controlar la ejecución del proceso calificatorio institucional, promoviendo la objetividad, transparencia, criterios comunes para todos los funcionarios y funcionarias, garantizando que el proceso sea plenamente informado y que se dé la retroalimentación entre pre-calificador y precalificado.
  • Supervisar la correcta y oportuna elaboración y entrega de los Indicadores de Control de Gestión Interna, así como también, los convenios de los Altos Directivos Públicos.
  • Gestionar la aplicación de encuestas tanto internas como externas como, por ejemplo: encuesta psicosocial.
  • Gestionar la movilidad interna de las personas, dentro de la Institución.
  • Gestionar el fin del ciclo de vida laboral de las personas que se desempeñan en la Superintendencia de Salud.
  • Las demás funciones que encomiende la Jefatura.
c. Servicio de Bienestar, le corresponde:
  • Otorgar y administrar beneficios vinculados a las áreas de salud, educación, asistencia social, cultural, recreación, entre otras, según disponibilidad presupuestaria y acuerdos del Consejo Administrativo.
  • Elaborar, implementar y evaluar políticas, programas y proyectos que responda a las necesidades e intereses de los afiliados y afiliadas.
  • Proponer la celebración de convenios con instituciones y empresas públicas y privadas, orientadas a generar beneficios y prestaciones que permitan elevar la calidad de vida de los afiliados y afiliadas al Bienestar y grupo familiar.
  • Proponer al Consejo Administrativo las medidas, proyectos, acuerdos, normas y procedimientos que requieran de su aprobación y que tiendan al mejor cumplimiento de los objetivos del Servicio de Bienestar
  • Proponer, ejecutar y controlar el Presupuesto anual del Bienestar.
  • Mantener un sistema administrativo-contable y de control financiero de los recursos del Servicio de Bienestar.
  • Efectuar, conforme a los acuerdos del Consejo Administrativo todos los gastos y pagos que deba hacer el Servicio de Bienestar y gestionar el registro financiero contable de éstos.
  • Elaborar informes estadísticos relacionados con la Gestión del Bienestar.
  • Coordinar y poner a disposición de los afiliados distintas instancias de orientación y educación de seguridad social, beneficios, salud, entre otras que permitan un mejor desarrollo y aprovechamiento de redes de apoyo que el individuo tiene a su disposición.
  • Realizar análisis periódicos de la gestión del Servicio de Bienestar, de su organización, procedimientos internos y principalmente de las necesidades de los afiliados y afiliadas.
  • Coordinar, proponer, reportar y dar cumplimiento a los acuerdos del Consejo Administrativo.
  • Las demás funciones que encomiende la Jefatura.
Jefatura Pamela Castillo Pezoa
3. Subdepartamento de Administración

Le corresponde:

Proveer, administrar y gestionar los bienes y/o servicios necesarios con el objeto de asegurar el normal funcionamiento de la institución; coordinar, dirigir y controlar la prestación de servicios que permitan a la institución desarrollar sus funciones de manera eficiente y eficaz; gestionar y tramitar la documentación que ingresa y egresa de la institución; y asesorar y realizar las demás funciones o labores que la jefatura del Departamento de Administración y Finanzas le encomiende, en el ámbito de su competencia, se encuentra subdivido en dos unidades:

a. Unidad de Servicios Generales le corresponde:
  • Coordinar, dirigir y controlar la prestación de servicios generales que permitan a la institución desarrollar sus funciones de manera eficiente y eficaz.
  • Administrar servicios de apoyo en el ámbito administrativo y operacional para el eficiente funcionamiento de la institución.
  • Organizar, dirigir y controlar la mantención, habilitación y adecuación de los bienes inmuebles institucionales para mejorar las condiciones físicas de los espacios de trabajo y de atención de público.
  • Velar por la correcta, oportuna y eficiente gestión documental.
  • Realizar una adecuada administración del activo fijo.
  • Realizar la gestión operativa con los proveedores.
  • Implementar procedimientos en la búsqueda de una mejora en la calidad de cada uno de los procesos de la unidad.
b. Unidad de Adquisiciones le corresponde:
  • Realizar la adquisición de bienes y servicios conforme a la normativa de compras públicas vigente.
  • Elaborar, ejecutar y controlar el Plan Anual de Compras de la institución.
  • Emitir las órdenes de compra.
  • La coordinación de la recepción y aceptación de bienes y servicios por parte de las unidades requirentes.
  • La recepción de facturas y tramitación interna de ellas.
  • Gestionar el seguimiento administrativo de los contratos celebrados por la institución.
  • Realizar la gestión administrativa con los proveedores.
  • Realizar una adecuada administración y control de la bodega.
  • Implementar procedimientos en la búsqueda de una mejora en la calidad de cada uno de los procesos de la unidad.
Jefatura Consuelo Gutierrez Pérez
4. Subdepartamento de Tecnologías de la Información

Le corresponde:

  • Planificar estrategias de automatización de procesos y el uso de las tecnologías de información.
  • Incorporar tecnologías innovadoras a través de modelos de gestión que permitan mejorar el desarrollo de los procesos operativos y de apoyo de la Institución.
  • Mantener un servicio de atención permanente para resolver problemas propios del funcionamiento del equipo computacional.
  • Colaborar en la satisfacción de los usuarios internos y externos.
Jefatura Ricardo Cuevas Landeros
5. Subdepartamento de Atención de Personas y Participación Ciudadana

Le corresponde:

  • Atender los requerimientos ciudadanos ingresados a través de los canales presencial, telefónico, escrito, web u otro habilitado, de manera oportuna, velando por una orientación basada en la normativa, a través del Modelo Integral de Atención y enfocado a la satisfacción de los requirentes;
  • Controlar los resultados de indicadores de calidad en los distintos puntos de atención de la Región Metropolitana, conforme a los lineamientos institucionales;
  • Administrar el Procedimiento de Atención de Usuarios/as Nacional en términos de manuales, protocolos, matriz de riesgo, plan de contingencia y sistemas informáticos;
  • Gestionar presentaciones recibidas desde las plataformas de derivación de Presidencia de la República, OIRS del Ministerio de Salud y aquellas que se habiliten con otros organismos;
  • Coordinar a nivel nacional el correcto funcionamiento de los Mecanismos de Participación Ciudadana que establezca la institución;
  • Ser contraparte técnica con áreas internas y organismos externos en el desarrollo de proyectos y actividades relacionadas con la atención de usuarios/as.
Jefatura Alejandro Ramirez Molina
6. Unidad de Gestión y Apoyo Legal

Le corresponde:

Coordinarse con los Subdepartamentos y Unidades del Departamento de Administración y Finanzas, para mantener un monitoreo permanente de los procesos y sus indicadores de gestión, y realizar análisis de información estadística para la elaboración de reportes y minutas de apoyo a la toma de decisiones.

Además, le corresponde:

  • Colaborar en el proceso de planificación estratégica del Departamento, estableciendo los planes de trabajo anuales.
  • Controlar la gestión de los subdepartamentos y unidades que conforman el Departamento, monitoreando los planes de trabajo, indicadores definidos y elaborando los reportes de gestión requeridos.
  • Proponer y colaborar, en base al análisis y evaluación de indicadores, en la implementación de iniciativas de mejora e innovación en los procesos y organización del trabajo, que permitan agregar valor a las funciones que desarrollan y para favorecer la eficiencia de los procesos del Departamento.
  • Asesorar en la elaboración de los actos administrativos que emitan los Subdepartamentos y Unidades del Departamento, otorgando en los casos que corresponda, los pronunciamientos respectivos.
  • Coordinar la elaboración y seguimiento del Convenio de Desempaño de Alta Dirección Pública de la Jefatura del Departamento.
  • Reportar el seguimiento y cumplimiento de los informes de auditoría del Departamento, coordinándose con los subdepartamentos y unidades.
  • Elaborar y monitorear la matriz de riesgos del Departamento, coordinándose con los subdepartamentos y unidades.
  • Ser contraparte de la Unidad de Planificación, Innovación y Control de Gestión.
  • Asesorar y realizar las demás funciones o labores que la jefatura del Departamento de Administración y Finanzas le encomiende, en el ámbito de su competencia.
Encargada Carolina Canessa Méndez
7. Unidad de Transparencia y Lobby
Le corresponde:
  • Coordinar, gestionar y supervisar el cumplimiento de Ley N°20.285 (Ley de Transparencia), respecto a las respuestas de las solicitudes ciudadanas en los plazos establecidos;
  • Velar por que se emitan, en los plazos establecidos por el Instructivo General N°10, las respuestas a las solicitudes de aclaración, denegaciones de información, traslados a terceros afectados, publicación del Índice de Actos secretos y reservados, entre otros, que establezca el consejo para la transparencia.
  • Generar informes estadísticos de gestión que deban ser publicados en el portal web de la Institución;
  • Implementar, coordinar y velar el cumplimiento sobre el sistema de Integridad Institucional.
  • Coordinar el Comité de Integridad y administrar el Sistema de Integridad.
  • Gestionar, coordinar y supervisar el cumplimiento de las Leyes de Transparencia Activa y Lobby al interior de la Superintendencia de Salud.
  • Administrar el portal web.
Encargada Jessica Salgado Riquelme
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