Departamento de Administración y Finanzas

DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

Al Departamento de Administración y Finanzas le corresponde la gestión y administración de los recursos financieros y materiales de la institución, para lo cual diseña y ejecuta en forma continua los procesos administrativos que permitan mantener la operatividad y el funcionamiento óptimo de la Superintendencia; mediante la gestión y administración de los recursos financieros del servicio, la gestión de compras con estándares de calidad, oportunidad y precios convenientes; la gestión y monitoreo de los contratos; la gestión de mantención de la infraestructura y logística de los servicios generales y gestión del soporte administrativo para la correcta operación institucional".

El Departamento de Administración Finanzas se organiza internamente a través de 3 Subdepartamentos, 1 Unidad y el Servicio de Bienestar:

Jefatura ADP

Rodrigo Sierra Contreras

Le corresponde:

Diseñar y aplicar una estrategia eficaz y eficiente de gestión de Recursos Humanos, destinada a promover un óptimo clima laboral y un adecuado desarrollo de los diferentes procesos que dicen relación con las personas que se desempeñan en la Superintendencia.

Este Subdepartamento se organiza en las siguientes Unidades:

a.- Unidad de Gestión de Personas y Remuneraciones, le corresponde:

• Supervisar la correcta y oportuna elaboración y entrega de actos administrativos del ciclo de vida de las Personas, y de otros documentos de contratación y movimiento de personal de la institución, así como aquellos que reconocen derechos y otorgan beneficios.
• Elaborar los actos administrativos correspondientes a las materias del personal en conformidad a la normativa vigente.
• Asegurar el correcto registro y entrega de los actos administrativos que dependan de la unidad, solicitadas por usuarios/as o por otras instancias, ya sean internas y externas.
• Control y registro de la jornada laboral, pago y compensación de horas extraordinarias.
• Orientar, informar y retroalimentar continuamente a la Jefatura del Subdepartamento, funcionarios y funcionarias sobre materias legales, técnicas y administrativas del área de Recursos Humanos.
• Asegurar el correcto registro y mantención de base de datos del personal de la Institución, así como la sistematización de la información en los sistemas de gestión de Recursos Humanos.
• Validación permanente de cálculos del proceso de remuneraciones arrojados por el Sistema, asegurando que estos sean correctos y que se encuentren ajustados a la normativa vigente.
• Orientar y acompañar a los funcionarios y funcionarias en caso de Accidentes del Trabajo, Accidentes del Trayecto y Enfermedad Profesional.
• Registro y resguardo de Sumarios Administrativos.
• Registro de los movimientos financieros y contables, elaborar estados financieros mensuales y anuales del Servicio de Bienestar.
• Elaboración del presupuesto anual en base a los lineamientos del Consejo Administrativo de Bienestar.

b.- Unidad de Desarrollo Organizacional y Calidad de Vida, a la que le corresponde:

• Proponer y gestionar la creación y actualización de los Perfiles de Cargo.
• Gestionar la implementación de procesos de Reclutamiento y Selección, además de los concursos de ingreso a la Planta tanto internos como externos.
• Asegurar el correcto registro y mantención de información para los informes de gestión que el Servicio Civil requiera.
• Gestionar proceso de inducción e ingreso de personas.
• Promover la Inclusión e Igualdad de Género en la Institución.
• Establecer orientaciones para la efectiva implementación de la Capacitación a nivel nacional.
• Realizar mediciones de Clima Organizacional e implementar medidas que promuevan los ambientes laborales saludables.
• Promover el correcto funcionamiento del Comité Bipartito de Capacitación y el Comité Paritario de Higiene y Seguridad, según corresponda.
• Velar por el cumplimiento en materias de Higiene, Seguridad y Mejoramiento de los Ambientes del Trabajo.
• Gestionar el proceso anual de Evaluación del Desempeño, controlar la ejecución del proceso calificatorio institucional, promoviendo la objetividad, transparencia, criterios comunes para todos los funcionarios y funcionarias, garantizando que el proceso sea plenamente informado y que se dé la retroalimentación entre pre-calificador y precalificado.
• Supervisar la correcta y oportuna elaboración y entrega de los indicadores de control de gestión interna, así como también, los convenios de los Altos Directivos Públicos.
• Gestionar el fin del ciclo de vida laboral de las personas que se desempeñan en la Superintendencia de Salud.

Le corresponde:

• Elaborar el proyecto de presupuesto, controlar su ejecución y llevar la contabilidad de la Superintendencia de Salud.
• Elaborar los informes y reportes financieros, tanto internos como externos.
• Ejecutar instrucciones y normas sobre el manejo, ejecución y control del presupuesto de la institución, impartidas por la Dirección de Presupuestos y la Contraloría General de la República.
• Proponer, diseñar y establecer procesos y procedimientos sobre el manejo, ejecución y control del presupuesto de la Superintendencia de Salud.
• Ejecutar el Pago a proveedores de acuerdo a normativa vigente.
• Realizar análisis de las cuentas, conciliaciones bancarias, balances e informes necesarios para dar cuenta de las finanzas y situación contable de la Superintendencia de Salud.
• Rendir cuentas presupuestarias y extrapresupuestarias.
• Administración y control de los contratos de dependencias institucionales.
• Gestión de documentos de garantía, consistente en la recepción, registro y custodia de los documentos exigidos por la Superintendencia de Salud a los oferentes y contratados.

Le corresponde:

Proveer, administrar y gestionar los bienes y/o servicios necesarios con el objeto de asegurar el normal funcionamiento de la institución.

Este Subdepartamento se organiza en las siguientes Unidades:

a. Unidad de Servicios Generales le corresponde:

• Coordinar, dirigir y controlar la prestación de servicios generales que permitan a la institución desarrollar sus funciones de manera eficiente y eficaz.
• Administrar servicios de apoyo en el ámbito administrativo y operacional para el eficiente funcionamiento de la institución.
• Organizar, dirigir y controlar la mantención, habilitación y adecuación de los bienes inmuebles institucionales para mejorar las condiciones físicas de los espacios de trabajo y de atención de público.
• Velar por la correcta, oportuna y eficiente gestión documental.
• Realizar una adecuada administración del activo fijo.
• Realizar la gestión operativa con los proveedores en el ámbito de su competencia.

b. Unidad de Adquisiciones le corresponde:

• Realizar la adquisición de bienes y servicios conforme a la normativa de compras públicas vigente.
• Elaborar, ejecutar y controlar el Plan Anual de Compras de la institución.
• Emitir las órdenes de compra.
• Coordinación de la recepción y aceptación de bienes y servicios por parte de las unidades requirentes.
• Recepcionar las facturas y tramitación interna de ellas.
• Gestionar el seguimiento administrativo de los contratos celebrados por la institución.
• Realizar la gestión administrativa con los proveedores.
• Realizar una adecuada administración y control de la bodega.

Le corresponde:

Planificar las estrategias de acción informáticas, junto a todas aquellas que emanan de las directrices emitidas por La Dirección. Asimismo, le corresponde apoyar a la Institución en el levantamiento de requerimientos de información para implementar sistemas automatizados, realizar la captura y disponibilidad dicha información para su procesamiento, manteniendo operativas las bases de datos que se utilizan en la Institución, proveyendo el hardware y los softwares estándar, las comunicaciones de datos y mantener un servicio permanente para resolver problemas propios del funcionamiento de los equipos computacionales.

Este Subdepartamento se organiza en las siguientes Unidades:

a.- Unidad de Operaciones, le corresponde:

• Administrar la infraestructura tecnológica, la cual permite mantener operativas las bases de datos y sistemas informáticos que se utilizan en la institución, proveer el hardware, software estándar, las comunicaciones de datos y mantener un servicio permanente para resolver problemas propios del funcionamiento del equipamiento computacional.
• Administrar la plataforma de servidores virtuales que mantiene la institución, ya sea en tecnologías basadas en Microsoft Windows Server o Linux Server, como también servidores basados en plataforma HCL Domino/Notes (ex IBM), los cuales contienen los principales sistemas informáticos productivos de la Superintendencia, además del servicio de correo electrónico institucional.
• Asegurar el correcto funcionamiento de la plataforma tecnológica a nivel de seguridad lógica.
• Mantener la adecuada comunicación de redes de datos a nivel nacional.
• Mantener y manejar las bases de datos del tipo SQL Server, PostgreSQL y Sybase IQ (nivel administración).
• Administrar respaldos.

b.- Unidad de Desarrollo, le corresponde:

• Apoyar y asesorar en materia de transformación digital, automatización de procesos y en el uso de las tecnologías de información, de acuerdo a las directrices emitidas por La Dirección.
• Levantar requerimientos con los usuarios líderes de las unidades de la Superintendencia, análisis, diseño e implementación de la solución a su requerimiento, administrando el proceso hasta la entrega del producto en conformidad por parte del usuario.
• Realizar gestión del proyecto, análisis, diseño, desarrollo y aseguramiento de calidad (QA) para nuevos proyectos y mejoramiento continuo de sistemas productivos, promoviendo nuevas herramientas (tecnologías emergentes) o estándares tecnológicos que aporten al desarrollo Institucional.
• Identificar e implementar mejoras a los sistemas institucionales, tanto de carácter normativo como de Procesos.
• Gestión y mantención de servicios de soporte técnico nivel 2 (incidencias en sistemas Institucionales), para los sistemas productivos y de entrega de información, con el objetivo de dar a los usuarios internos la continuidad operacional de sus labores.

c.- Unidad de Soporte, a la que le corresponde:

• Dar asistencia y soporte técnico preventivo y correctivo tanto de hardware, software y sistemas, en forma presencial, telefónica o remota a los usuarios de la Superintendencia.
• Dar asistencia usuaria en el uso de herramientas de apoyo a la gestión.
• Monitorear casos y escalar requerimientos a otras áreas a fin de prevenir la generación de problemas.
• Interactuar con proveedores externos para escalar requerimientos de segundo nivel.
• Controlar los insumos y elementos de hardware y software que se utilizan en la Institución.
• Inducir a funcionarios nuevos en el manejo y uso adecuado de herramientas tecnológicas, software, mesa de ayuda e impresoras.

Le corresponde:

• Implementar y gestionar estrategias para el cumplimiento de los objetivos y compromisos del Departamento de Administración y Finanzas, contribuyendo a optimizar la gestión interna de las áreas que lo componen, incluyendo la ejecución de acciones orientadas al bienestar del personal de la institución.
• Efectuar un monitoreo permanente de los procesos y sus indicadores de gestión en coordinación con los Subdepartamentos y Unidades del Departamento de Administración y Finanzas, realizando análisis de información estadística para la elaboración de reportes y minutas de apoyo a la toma de decisiones.
• Colaborar en el proceso de planificación estratégica del Departamento, estableciendo los planes de trabajo anuales.
• Proponer y colaborar, en base al análisis y evaluación de indicadores, en la implementación de iniciativas de mejora e innovación en los procesos y organización del trabajo, que permitan agregar valor a las funciones que desarrollan y para favorecer la eficiencia de los procesos del Departamento.
• Coordinar la elaboración y seguimiento del Convenio de Desempaño de Alta Dirección Pública de la Jefatura del Departamento y del Superintendente de Salud en las materias relativas a administración y finanzas.
• Reportar el seguimiento y cumplimiento de los informes de auditoría del Departamento, coordinándose con los subdepartamentos y unidades.
• Elaborar y monitorear la matriz de riesgos del Departamento, coordinándose con los subdepartamentos y unidades.
• Administrar el Portal de Transparencia, gestionando las respuestas del área de administración y finanzas.
• Coordinación y seguimiento a requerimientos de Contraloría General de la República, DIPRES, Minsal u otros organismos públicos y/ privados.

De esta Unidad depende el Servicio de Bienestar al que le corresponde:

• Otorgar y administrar beneficios vinculados a las áreas de salud, educación, asistencia social, cultural, recreación, entre otras, según disponibilidad presupuestaria y acuerdos del Consejo Administrativo.
• Elaborar, implementar y evaluar políticas, programas y proyectos que responda a las necesidades e intereses de los afiliados y afiliadas.
• Efectuar asesoría y acompañamiento en temáticas de seguridad social.
• Proponer la celebración de convenios con instituciones y empresas públicas y privadas, orientadas a generar beneficios y prestaciones que permitan elevar la calidad de vida de los afiliados y afiliadas al Bienestar y grupo familiar.
• Proponer al Consejo Administrativo las medidas, proyectos, acuerdos, normas y procedimientos que requieran de su aprobación y que tiendan al mejor cumplimiento de los objetivos del Servicio de Bienestar.
• Mantener un sistema administrativo-contable y de control financiero de los recursos del Servicio de Bienestar.
• Efectuar, conforme a los acuerdos del Consejo Administrativo todos los gastos y pagos que deba hacer el Servicio de Bienestar.
• Solicitar los registros financiero contables a la Unidad de Gestión de Personas y Remuneraciones.
• Elaborar informes estadísticos relacionados con la Gestión del Bienestar.
• Realizar análisis periódicos de la gestión del Servicio de Bienestar, de su organización, procedimientos internos y principalmente de las necesidades de los afiliados y afiliadas.
• Coordinar, proponer, reportar y dar cumplimiento a los acuerdos del Consejo